Im Rahmen der Vortragsreihe „WISSENschafftPRAXIS“ des LPRS e.V. – Leipziger Public Relations Studierende e.V. – gewährten Christoph Lautenbach und Trees Hohagen von Lautenbach Sass sowie Maika-Alexander Stangenberg, Servicefeld-Lead Communication & Marketing bei Fiducia & GAD IT AG, Einblicke in ihre Erfahrungen zum Thema „Agile Transformation“. Gemeinsam berichteten sie aus der Berater- wie aus der Kundenperspektive von Chancen und Herausforderungen, die Veränderungen im agilen Umfeld mit sich bringen.
Ein Unternehmen in der Transformation
Die Fiducia & GAD IT AG, IT-Dienstleister der Genossenschaftlichen Finanz Gruppe, befindet sich aktuell inmitten mehrerer Transformationsprozesse. Das Unternehmen entwickelt speziell für Banken zugeschnittene IT-Lösungen. Nun will es sich aber vom reinen IT-Dienstleister zu einem Digitalisierungspartner wandeln und dabei die gesamte Unternehmensstruktur agilisieren. Eine bedeutende Rolle innerhalb dieses Transformationsprozesses spielt dabei die Kommunikation. Nicht nur in externer Hinsicht, sondern auch innerhalb des Unternehmens musste transparent kommuniziert werden, um alle Beteiligten mitzunehmen. Grundsätzlich sollte dabei das gesamte Unternehmen moderner werden. Dazu entwickelte das Team rund um Maika-Alexander Stangenberg zunächst eine Strategie, um den Vorstand neu zu positionieren. Die anfangs „top-down“-geprägte Unternehmenskommunikation sollte transparenter werden. Für diesen Zweck etablierte das Servicefeld neue Formate wie zum Beispiel „Forum D1REKT“ – ein moderierter Live-Stream mit integriertem Dialogformat.
Aufbruch in ein agiles Servicefeld
Vor diesem Hintergrund stellten Maika-Alexander Stangenberg zusammen mit seinem Team und der Unternehmensberatung Lautenbach Sass im vergangenen Jahr das neue Servicefeld „Communication & Marketing“ (CAM) auf – eine Bündelung der zuvor getrennten Bereiche Corporate Communications, Brand Experience und Marketing. „Ziel der Umstrukturierung war es, die Organisationsstruktur neu aufzubauen und ein Zusammenarbeitsmodell zu entwickeln, das eine strategiebasierte Arbeitsweisefördert”, betont Stangenberg. Dabei standen immer die folgenden Fragen im Mittelpunkt: „Wie können die Unternehmensziele bestmöglich unterstützt werden? Wie wird im Servicefeld zusammengearbeitet? Wie kann gemeinsam Content gestaltet werden?“. Eine weitere Maßnahme des IT-Dienstleisters war die Einführung sogenannter Tribe- und People-Leads, um Hierarchien abzubauen und die Entwicklung der Mitarbeitenden hin zu Rollenträgern zu fördern.
Für eine agile, kollaborative und dezentrale Zusammenarbeit erwies sich das Content-Collaboration-Tool „Scompler“ als wahrer Game Changer, besonders im Hinblick auf interne Prozesse. Um die angestrebte Transparenz des Unternehmens auch in räumlicher Hinsicht zu verdeutlichen und gleichzeitig hybrides und cross-funktionales Arbeiten zu ermöglichen, stand darüber hinaus eine Veränderung der Räumlichkeiten im Fokus. „Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern desk sharing - auch für Rollenträger wie mich. Chefbüros sind Vergangenheit“, berichtet Stangenberg.
Was lernen wir aus dem Projekt?
Für Maika-Alexander Stangenberg ist klar: Im Zuge eines Transformationsprozesses dieses Umfangs ist das Credo „Make sure, Top-management gets it!” von großer Bedeutung: Nur mit dem (Ein-)Verständnis der Unternehmensführung, kann sich das Unternehmen auf eine Veränderung der Strukturen und Arbeitsweisen einlassen und die Stärken der Mitarbeitenden entsprechend unterstützen und fördern.
Zudem hat sich durch die Umstrukturierung bei der Fiducia & GAD IT AG auch das Verständnis der Führungsrolle verändert: Durch die Aufteilung in Tribe- und People-Leads sind die Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt. Dadurch agieren die Führungskräfte nunmehr als Coach und geben Orientierung durch Guidelines. Das fördert das selbstständige Arbeiten der Mitarbeitenden und gibt ihnen mehr Verantwortung.
Insiderwissen – mit Lautenbach Sass
Welche Erkenntnisse die Unternehmensberatung Lautenbach Sass aus dem Projekt mit Fiducia & GAD IT AG ziehen konnte, wie sie die Arbeitsweise empfanden und inwiefern sie agiles Arbeiten bereits in ihren eigenen Arbeitsalltag integriert haben, erzählen uns zwei der Projektverantwortlichen, Christoph Lautenbach und Trees Hohagen, im Interview:
Sie hatten erwähnt, dass die Beratungsprozesse bei diesem Projekt teilweise etwas anders liefen. Was musste Lautenbach Sass während des Projektes mit der Fiducia & GAD IT AG beachten?
Christoph Lautenbach: Wir kannten die Herausforderungen des Servicefeldes Kommunikation und Marketing und konnten diese als Ausgangspunkt nehmen. In diesem Fall hatten wir allerdings keinen konkreten Fahrplan, der die Entwicklung verschiedener Schritte vorgab. Dieser Prozess verlief eher in Schlaufen, wir mussten immer wieder auf neuen Input reagieren – zum Beispiel auf Änderungen der Unternehmensstrategie.
Trees Hohagen: Manchmal verzögert sich dadurch auch die zeitliche Planung: Wo vieles abgesprochen wird, muss mehr Zeit eingeplant werden. Transformationsprozesse wie dieser sind also mit vielen Iterationen und Abstimmungsschleifen verbunden – eine spannende Arbeitsweise, bei der man durch den ständigen Austausch mit dem Kunden gemeinsam an das gewünschte Ziel kommt.
Gab es Pandemie-bedingte Herausforderungen? Wie reagierten die Mitarbeitenden auf diese Veränderungen?
Christoph Lautenbach: Besonders in Zeiten der Pandemie sind nicht nur die richtigen Tools von Bedeutung, sondern vor allem das Mindset der Führungskräfte. Sie müssen ihren Mitarbeitenden Orientierung geben und stärker denn je zu „Mindset-Managern“ werden. Wir als Berater dieser Führungskräfte sind ermutigende Begleiter. Bezogen auf die Mitarbeitenden nimmt jeder Mensch Veränderungen anders wahr. Im Fall von Fiducia wurde sehr großer Wert auf Befragungen gelegt, wodurch man sich viel besser auf individuelle Befindlichkeiten einstellen konnte. Neben der altbekannten Customer Experience ist die sogenannte Employee Experience mindestens ebenso wichtig. Dieser menschenzentrierte Ansatz ist in solch einem Transformationsprozess sehr hilfreich.
Zu guter Letzt: Wie steht es um die Agilität bei Lautenbach Sass aus? Konnten Sie aus dem Projekt etwas für Ihr eigenes Unternehmen mitnehmen?
Christoph Lautenbach: Aufgrund meiner beruflichen Erfahrungen im Agenturbereich bin ich mit agilen Methoden vertraut. Besonders in Zeiten der Pandemie haben sich jedoch Arbeitsweisen angepasst zum Beispiel, dass meine Mitarbeitenden eigenständiger arbeiten und jetzt freier agieren können. Dadurch hat sich auch meine Rolle gewandelt und ich fungiere nun eher als Coach. Generell ist mir aufgefallen, dass der Austausch im Team intensiver wurde.
Trees Hohagen: Durch den Wechsel ins mobile Arbeiten, hat sich unser Arbeitsalltag generell verändert. Nun sprechen wir uns in kürzeren Zyklen ab und halten jeden Morgen ein Daily zur Tagesplanung. Diese Art von schnellem Feedback gab es im bisherigen Arbeitsalltag nicht und wurde vor allem durch das remote Arbeiten und die technischen Plattformen gefördert. Diese Veränderungen verbinden viele mit Agilität. Bei einigen Projekten verfolgen wir eine Sprintlogik, um den Fortschritt über den aktuellen Stand im Blick zu behalten. Diese neuen Arbeitsweisen können wir im Team sehr gut umsetzen.
Der LPRS e.V. – Leipziger Public Relations Studierende e.V. bedankt sich bei Christoph Lautenbach, Trees Hohagen und Maika-Alexander Stangenberg für die spannenden Einblicke zum Thema „agile Transformation” und bei allen Teilnehmenden für ihr Interesse!
Text und Interview von Karolin Kelm und Wibke Kroll
